مدیریت زمان (Time Management) یکی از مهمترین اصول برای رسیدن به موفقیت و در آغوش گرفتن اهداف هست. آیا تاحالا از خود سئوال کرده اید چگونه از این دارایی ارزشمند و محدود استفاده میکنید؟ البته ما کاملاً مالک عمرمان هستیم و هرکسی حق دارد هرطوری که دوست دارد عمر خود را سپری کند. اما این دارایی محدود هست و نیاز به گفتن نیست که برای پی گیری هر هدفی، نخستین عنصری که باید صرف شود زمان هست.

مدیریت زمان چیست؟

 

مدیریت زمان چیست؟

کمبود زمان موقعی خود را بخوبی نشان میدهد که شما مسئولیتی را عهده دار باشید مثلاً کارآفرین یا کارفرما یا مدیر باشید. اساساً هر کسی که هدف و برنامه ای در زندگی داشته باشد کمبود زمان را بخوبی احساس کرده است. اینکه کارهای زیادی ناتمام باقی میمانند و برخی از اهداف نیمه تمام در میان راه رها میشوند. داشتن نظم و ترتیب در کارها علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه باعث افزایش تمرکز حواس و آمادگی ذهنی در شما میشود.

شاید بحث مدیریت زمان با موضوع سایت مرتبط نباشد اما بقدری اهمیت دارد که هیچ کسی نمیتواند آنرا نادیده بگیرد. در اینجا چند اصل ساده را بیان میشود که رعایت آنها باعث افزایش بهره وری و ذخیرسازی زمان برای شما میشود:


 اول به کارهای مهم تر برسید

مهمترین اصل مدیریت زمان انجام دادن کارهایی است که یا مهمترند یا ضروری تر. هرکس کارهایی دارد که حتماً باید انجام دهد. این کارها باید در اولویت باشند. همواره قبل از اینکه زمان گرانبهای خود را صرف کاری بکنید از خود بپرسید انجام اینکار چقدر در رسیدن من به اهدافم کمک میکند؟ یا آیا انجام ندادن این کار آسیبی به آینده و اهداف و آرمانهای من میزند؟ سئوالاتی نظیر این باعث میشوند بخوبی از اهمیت کاری که انجام میدهید آگاه شوید.

اگر کاری که انجام میدهید هیچ نقش تعیین کننده ای در آیندۀ شما ندارد خیلی ساده آنرا از لیست کارهای روزانۀ خود حذف کنید و به کارهای مهمتر برسید. یکی از عادتهای مخرب افرادی که همواره کمبود وقت دارند انجام کارهای غیرضروری به بهترین و کاملترین نحو هست. سعی کنید هر روز دو یا سه کار بسیار مهمی را که حتماً باید انجام شوند، تعیین کرده و الویت خود را انجام آنها بگذارید. هنگامی که این کارها را تمام کردید بسراغ دیگر کارها بروید. انجام کارهای کوچکتری که ارزش زیادی دارند بهتر از انجام کارهای زیادی است که شاید خیلی هم برایتان فایده ای نداشته باشند.

 


 در هر کاری تمرکز داشته باشید

بدترین راه برای جبران کمبود زمان انجام چندکار بطور همزمان هست. هر گاه کار مهمی انجام میدهید که نیاز به توجه و تمرکز دارد تمام ابزارها و لوازمی که باعث حواس پرتی میشوند را موقتا معدوم کنید. یک مکان مناسب برای انجام کار مورد نظرتان پیداکرده و موبایل خود را درحالت سایلنت قرار داده و  از خود دور کنید. به هرحال همواره باید سعی کنید روی یک کار تمرکز داشته باشید نه چند کار تا ناچار نشوید برخی از آنها را دوباره انجام دهید.

اگر احساس میکنید با وجود اینکه کارهای خود را اولویت بندی کرده اید باز هم وقت کافی برای انجام تمام آنها را ندارید بهترین کاری که میتوانید انجام دهید این است که روی انجام یک کار متمرکز شوید و بعد از اینکه آنرا تمام کردید به سراغ بعدی بروید.

 


 دسته بندی وظایف و کارهای مرتبط

قرار دادن وظایفی که به هم مرتبط هستند در یک گروه و انجام خطی آنها پشت سرهم بشدت باعث افزایش بهره وری و صرفجویی در زمان میشود. فرض کنید که میخواهید به خرید بروید. کافیست تمام آنچه لازم دارید را یادداشت کنید و به ترتیب مسیر، آنها را شماره گذاری کنید. یا در هنگام مطالعه دروسی که شبیه به هم هستند را کنار هم بگذارید و انجام دهید. چراکه غالباً مطالعۀ دروسی که فضاهای فکری مختلفی را می طلبند بشدت باعث تشتت افکار، پرش ذهنی و کاهش تمرکز و بهره وری میشوند. یادآوری میشود که برنامه ها برای پیاده سازی باید تا حد ممکن ساده باشند وگرنه همواره روی کاغذ باقی خواهند ماند. یک سیستم بایگانی برای پرونده ها فراهم کنید و مطمئن شوید که همه چیز درجایی ذخیره میشود.

 


 عملگرا باشید و بلافاصله دست به کار شوید

اکثر ما در طول زندگی زیانهای زیادی از به تاخیر انداختن کارهای خود خورده ایم. اما اگر عادت به عملگرا بودن را در خود نهادینه کنیم و اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید علوه بر اینکه دچار کمبود یا اتلاف وقت نمیشوید میتوانید براحتی آنرا تا پایان مدیریت کنید. قطعاً اگر هرکاری را به موقع شروع کنید، استرس کم تری برای انجام آن خواهید داشت.

 


 از وقت هدر رفته و مردۀ خود استفاده کنید

در طول روز برای بسیاری از ما پیش آمده که ساعتها در ترافیک باشیم یا در صف نانوایی و... شاید هدر دادن این اوقات اتلاف وقت برای شما عادی شده باشد اما با گوش دادن به انواع دوره های آموزشی دلخواه میتوانید از این اوقات برای خود یک دانشگاه بسازید. مکان هایی که منتظر نشسته اید، مانند مترو و یا ورزشگاه ها از جمله فضاهایی هستند که می توانید به مطالعه و گوش دادن به دوره های صوتی در آنها بپردازید.

هنر مدیریت زمان

 

 درگیر جزئیات نشوید و امور غیرضروری را حذف کنید

برایان تریسی میگوید: بزرگترین دشمن موفقیت انجام کارهای بی اهمیت به بهترین نحو ممکن هست! بسیاری از افرادی که هرگز موفق نمیشوند به اهدافشان برسند عادت هایی دارند که نابود کننده وقت و زمان هست. از جمله یکی از این عادتها وسواس در انجام امور پیش پا افتاده و صرف زمان بیشتر از اندازه برای جزئیات هست. اساساً این مشکل ریشه در کمال گرایی دارد. برخی دوست دارند همه کاری را بطور تمام و کمال و باکیفیت عالی به اتمام برسانند و این درحالیست که هیچکدام از اینکارها ضروری نیستند و اصلاً تاثیری در رسیدن به اهداف یا آیندۀ حرفه ایِ آنها ندارند.

آیا تا حالا با افرادی برخورد کرده اید که روزانه صدها بار به اکانت ایمیل یا اینستاگرام خود سر میزنند و گاهی ساعتها خود را بی دلیل مشغول میکنند. این شیوۀ وقت کشی زمانی بیشترین آسیب را به شما میرساند که شما خودفرما یا کارآفرین باشید و معمولاً افراد ایده آل گرا دچار چنین عادتهایی میشوند. گفتنی است که زندگی پر از امور بی فایده است اما اگر بتوانید این موارد را پیدا کرده و از زندگی خود حذف کنید آنگاه زمان کافی در اختیار خواهید داشت تا به اموری که ارزشمندتر و سرنوشت سازتر هستند بپردازید. بهترین روش این است که با نگاهی به عملکرد گذشته خود، از آن درس گرفته و سعی کنید به آینده و کاری که قرار است انجام دهید تمرکز کنید تا بتوانید لیست کارهای اولویت بندی شدۀ خود را انجام دهید و از وقت خود نهایت استفاده را ببرید.

 


 مدیریت بر زمان استفاده از اینترنت و تلوزیون یا سایر کارهای غیرضروری

یکی از بدترین عادت ها، هدر دادن زمان در کارهایی مانند انجام بازیهای موبایلی یا تماشای سریالهای بی محتوای تلوزیون و یا گشتن در انواع شبکه های اجتماعی نظیر تلگرام، اینستاگرام، توییتر و فیسبوک است که عامل بزرگی در کاهش بهره وری محسوب میشود. پیشنهاد میشود در ابتدا زمانی که صرف این قبیل فعالیت ها میکنید را مشخص کرده تا به سادگی بر انجام این فعالیتهای بتوانید مدیریت داشته باشید و بینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را نابود میکنند.

 


 برای هر کاری زمان تعیین کنید

بخاطر داشته باشید که تعیین محدوده زمانی برای انجام امور باعث تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد و بهره وری را افزایش میدهد. در هرحال اگر نتوانستید در وقت مقرر کاری را انجام دهید، میتوانید بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتری، سعی کنید آنرا به پایان برسانید.

فرض کنید کاری بشما محول شده است؛ بجای نگرانی، این جمله را بخود بگویید: «من میخواهم n ساعت روی این پروژه کارکنم تا آنر به پایان برسانم.»

از طرفی لازم به ذکر است که اگر در انجام کارها عجله کنید، نمیتوانید به درستی از کیفیت کارتان مطمئن باشید و اگر نتیجه دلخواهتان رخ ندهد، مطمئناً مجبورید دوباره کاری کنید و چه بسا امکان دارد حتی تمرکز و انگیزه خود را از دست بدهید. علاوه بر تمام موارد ذکر شده سعی کنید در حین انجام کارهایتان، زمانی را برای استراحت و آرامش داشته باشید تا مغزتان بتواند نفسی تازه کند. پیشنهاد میشود هنگام خستگی مدیتیشن کنید یا درصورت امکان کمی قدم بزنید تا ذهن آرامش یابد و از خستگی تخلیه شود. در جهان پر استرس ما، هنوز خیلی از افراد نمی توانند زمان لازم برای آرامش یافتن را پیدا کنند.

 


 حداقل 7 تا 8 ساعت بخوابید

بسیاری از عزیزان مخصوصا دانش آموزان و دانشجویان فکر میکنند که یک راه حل مناسب برای جبران کمبود وقت، کاهش دادن زمان خواب و استراحت است درحالیکه کمبود خواب بشدت باعث کاهش بازدهی و سطح هشیاری مغز و در نتیجه افزایش زمان انجام کارها میشود. بیشتر افراد به 7 تا 8 ساعت خواب در روز نیاز دارند تا ذهن و جسم شان بتواند عملکردی مطلوب داشته باشد. به یاد داشته باشید که باید به سلامت بدن اهمیت داده و ارزش خواب را دست کم نگیرید.

علاوه بر این تحقیقات نشان داده اند که بین سالم زندگی کردن و بازدهی کارها، رابطه ی مستقیمی وجود دارد. به یاد داشته باشید که خواب کافی، ورزش کردن و غذای سالم، انرژی شما را در حد مطلوب نگاه داشته و باعث تمرکز بیشتر شما در انجام امور خواهد شد. تاثیر سکوت و آرامش در انجام کارها، فوق العاده است. زمانی را برای سکوت و استراحت مطلق در نظر بگیرید، این کار باعث کاهش اضطراب شما خواهد شد و  هنگامی که شما کارهای خود را با آرامش انجام دهید، حس رضایت بیشتری خواهید داشت.

 


 هنر نه گفتن را بیاموزید !!!

ضعف در هنر نه گفتن از آن دسته ضعف هایی است که باید بهای زیادی را بابت آن پرداخت کنیم. هربار که در موقعیتی قرار میگیریم که نمیتوانیم “نه” بگوییم متاسفانه باید با  این واقعیت روبرو شویم که این نه نگفتن ها موجب درگیری باخودمان و گفتگوهای درونی میشود و از تمرکز و عزت نفس ما میکاهد. اگر فردی توانایی “نه” گفتن نداشته باشد باید بیشتر از  حد خود در زندگی متحمل زحمت شود.

با خودتان فکر کنید آخرین باری که به دلیل ضعف در "نه گفتن" دچار زحمت شده اید کی بود؟

برای مثال، پیش آمده که دقیقا در زمانی که مشغول کار روی پروژه ی مهمی بودید یکی از دوستان یا فامیل تماس بگیرند و از شما درخواست کنند که مثلا باهم بیرون بروید؟ یا شما را دعوت به یک میهمانی کند و شما به خاطر ضعف در نه گفتن درخواست او را قبول کنید و وقت قبول کردن درخواست او حالتان بد شده باشد، چون کار مهمتری را رها کرده اید، فقط بخاطر ضعف در "نه گفتن".

اساساً ضعف در "نه گفتن" ریشه در کمبود اعتمادبنفس دارد. نمونه ای از این سو استفاده ها این است که اطرافیان متوجه می شوند که فردی توانایی “نه گفتن”ندارد، برای همین به محض این که در موقعیتی نیاز به کمک دارند اولین کسی که به یادش می افتندتبه نظرتان چه کسی است؟ ضعف در هنر "نه گفتن" ممکن است به دلایلی مانند خجولی رخ بدهند، این مژده را به شما میدهم که این ضعف با تمرین کردن و کمی آموزش دیدن قابل رفع شدن را دارد یا حداقل تا حد بسیار زیادی قابل کنترل میشود.

برای درست مدیریت کردن زمان خود باید به بسیاری از پیشنهاد هایی که در طول روز دریافت می کنیم “نه” بگوییم تا بتوانیم کارهای مهم و درست را با تمرکز انجام دهیم.

منبع: سایت رسمی برایان تریسی

 

ما را از نظرات خودتان بهره مند کنید. در پناه خدا موفق و پیروز باشید


 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید